Autrefois perçue comme un simple outil administratif, la signature électronique s’impose désormais comme une technologie indispensable à l’optimisation de nombreux processus professionnels. Au-delà des enjeux technologiques, elle offre surtout une solution accessible qui élimine toutes les contraintes liées aux signatures manuscrites, telles que les délais de traitement à rallonge et l’insécurité des transactions.
Ainsi, de plus en plus de sociétés souhaitent intégrer la signature numérique à leurs processus professionnels. Voici tout ce qu’elles devraient savoir à son sujet avant de sauter le pas !
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, également appelée “signature digitale” ou “e-signature”, est une méthode de validation de documents 100% dématérialisée. Sur le plan technique, elle utilise des algorithmes de cryptographie pour créer une empreinte numérique unique pour chaque document signé.
Lorsqu’un utilisateur appose sa signature électronique sur un document, le système crée une empreinte de sa signature, qui est ensuite associée au document. Ce processus garantit la sécurité et l’identité du signataire, mais également l’authenticité de la contractualisation.
Fiable et particulièrement efficace, la signature numérique de documents électroniques est devenue indispensable à la transformation numérique des entreprises.
Quels sont les avantages de la signature électronique pour les entreprises ?
En révolutionnant la gestion des documents et de la contractualisation, la signature électronique est une opportunité de taille pour les entreprises de tout secteur confondu. Si certaines entreprises se demandent encore pourquoi l’intégration de la signature numérique est une urgence… Cette liste exhaustive devrait répondre à leurs interrogations !
Voici les principaux avantages de la signature électronique :
- Réduction des coûts et préservation de l’environnement : En évitant l’achat et la consommation de ressources matérielles (papier, timbres, etc.) et en supprimant le besoin d’acheminement des documents, la signature électronique contribue à la réduction des dépenses et de l’empreinte écologique des entreprises. Réalisée en ligne grâce au processus de dématérialisation, cette pratique s’inscrit dans une démarche plus durable.
- Automatisation et réduction des délais de traitement : La signature, la distribution et l’archivage sont autant d’étapes qui peuvent être automatisées pour raccourcir significativement les délais de traitement.
- Sécurisation des données : Qu’elle soit réalisée depuis un mail, un portail ou un lien, la signature numérique repose sur des techniques de chiffrement qui sont spécifiquement conçues pour protéger l’intégrité des signataires et des informations contractuelles.
- Optimisation des processus internes : En facilitant la transmission d’informations, la signature digitale améliore l’organisation interne des entreprises, leur performance commerciale et les conditions de travail des services qui l’utilisent quotidiennement.
Une entreprise qui adopte et qui généralise la signature numérique est une entreprise qui investit dans l’un des piliers de sa transformation digitale.
Comment mettre en place la signature électronique en entreprise ?
La numérisation de la signature est devenue de plus en plus courante dans les organisations. C’est le moment de découvrir comment l’intégrer de manière progressive, en suivant notamment les 2 étapes suivantes. Pour la mise en place de cet outil, Erica vous accompagne dans ce processus de digitalisation de la signature.
- Identifier les processus à optimiser
Avant de mettre en place la signature électronique, une entreprise doit impérativement identifier chacun des processus internes qui pourraient en profiter. Cela implique d’examiner attentivement les services, les offres et les opérations qui pourraient bénéficier le plus de l’intégration de la signature de documents numériques.
Cette série de questions est un outil à utiliser pour réussir cette étape :
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- Quels sont les services de l’entreprise qui vont utiliser la signature électronique ?
- Comment vont-ils utiliser cette technologie au quotidien ?
- Dans quelles mesures, et pour quels types de missions ?
2. Utiliser des logiciels spécialisés
Pour utiliser la signature électronique à un stade plus ou moins avancé, une entreprise a tout intérêt à tirer profit de logiciels spécialisés. Des acteurs reconnus comme DocuSign, Yousign ou encore Adobe Sign offrent des solutions tout-en-un robustes et fiables, qui peuvent même s’intégrer aisément à des systèmes GED (gestion électronique des documents) optimisant ainsi la gestion des flux documentaires.
En sélectionnant une solution logicielle professionnelle, une entreprise s’assure de la sécurisation et de la conformité légale de ses futurs échanges contractuels.
Vous souhaitez intégrer la signature électronique aux services de votre entreprise ? Nos équipes Erica sont prêtes à vous conseiller et à vous former !
